Quelles sont les pièces d’un dossier RGE ?

Le dossier RGE est le dossier de candidature permettant d’obtenir une qualification RGE auprès d’un organisme agréé. Il rassemble notamment les justificatifs administratifs, les assurances, les compétences techniques, les références de chantier et les moyens de l’entreprise pour démontrer sa conformité aux exigences de la qualification.

Comprendre les pièces demandées et leur rôle permet de préparer un dossier complet dès le premier dépôt.

À quoi sert un dossier de qualification RGE ?

Le dossier de qualification RGE permet à l’organisme de vérifier que l’entreprise remplit l’ensemble des critères exigés par le référentiel. Au-delà des pièces administratives, il sert à évaluer la capacité de l’entreprise à réaliser les travaux pour lesquels elle demande une qualification. L’instruction porte notamment sur sa situation administrative, ses compétences techniques, ses moyens humains et matériels, ainsi que sa capacité financière à exercer durablement son activité.

Les compétences du référent technique constituent d’ailleurs l’un des critères majeurs de cette évaluation et doivent, selon les cas, être justifiées par une formation ou une preuve de compétence reconnue.

Quelles pièces faut-il fournir dans un dossier RGE ?

La composition d’un dossier de qualification RGE varie selon l’organisme de qualification et la qualification demandée. Certaines pièces justificatives sont néanmoins communes à la plupart des dossiers et permettent d’évaluer la conformité administrative de l’entreprise, ses compétences techniques, ses moyens de réalisation et sa capacité à exercer durablement son activité.

Préparer l’ensemble de ces documents en amont facilite l’instruction du dossier et limite les demandes de pièces complémentaires susceptibles d’allonger les délais d’examen.

Catégorie	Exemples de pièces
Documents administratifs	Kbis/RNE, assurances, attestations sociales et fiscales
Compétences techniques	Formation, références de chantier, devis, photos
Moyens humains et matériels	Effectifs, référent technique, équipements
Situation financière	Chiffre d’affaires, éléments comptables

Si les catégories de justificatifs sont largement communes à tous les organismes de qualification, leur présentation et les formulaires à compléter peuvent varier d’un organisme à l’autre.

Il n’existe pas de dossier RGE unique applicable à tous les organismes de qualification.

Chaque organisme (QUALIBAT, Qualit’EnR, Qualifelec, etc.) met à disposition son propre formulaire de demande et précise la liste des pièces justificatives correspondant aux qualifications sollicitées. Selon l’organisme, le dépôt du dossier s’effectue aujourd’hui principalement en ligne via un espace dédié.

Pièces justificatives administratives

Les pièces administratives permettent à l’organisme de qualification de vérifier que l’entreprise exerce son activité dans le respect de ses obligations réglementaires et qu’elle est en mesure de solliciter une qualification RGE. Une partie de ces informations peut désormais être récupérée automatiquement grâce au numéro SIRET, ce qui limite le nombre de justificatifs à transmettre dans certains dossiers.

Selon l’organisme de qualification et la qualification demandée, les documents suivants peuvent notamment être demandés :

• un extrait Kbis ou un justificatif d’immatriculation au Registre national des entreprises (RNE) selon le statut de l’entreprise ;
• le numéro SIREN ou SIRET ;
• les attestations d’assurance responsabilité civile professionnelle et responsabilité décennale, en cours de validité ;
• les attestations fiscales et sociales, lorsque le référentiel l’exige ;
• tout autre justificatif permettant de vérifier la situation administrative et juridique de l’entreprise.

Pièces justificatives des compétences techniques

Les pièces justificatives des compétences techniques permettent à l’organisme de qualification d’évaluer la capacité de l’entreprise à réaliser les travaux correspondant à la qualification demandée.

L’instruction du dossier s’appuie notamment sur les compétences du référent technique et sur des références de chantiers démontrant le savoir-faire de l’entreprise.

Selon la qualification sollicitée, les documents suivants peuvent notamment être demandés :

• l’attestation de réussite à la formation ou le diplôme permettant de justifier les compétences du référent technique, lorsque le référentiel l’exige ;
• des références de chantiers réalisées par l’entreprise au cours des dernières années, avec la nature des travaux, leur montant, leur date de réalisation et les coordonnées du maître d’ouvrage ou du maître d’œuvre ;
• des devis, attestations de travaux, photographies ou tout autre document technique permettant d’apprécier la qualité des réalisations présentées ; Ces documents sont également utiles lors des contrôles de réalisation organisés après l’obtention de la qualification. Ils facilitent la préparation d’un audit RGE en permettant de justifier les travaux réalisés.
• lorsque cela est demandé, des informations complémentaires permettant de préciser le rôle de l’entreprise en cas de sous-traitance ou de cotraitance.

Pièces relatives aux moyens humains et matériels

L’organisme de qualification vérifie que l’entreprise dispose des moyens humains et matériels nécessaires pour réaliser les travaux correspondant à la qualification demandée. L’objectif est de s’assurer que les ressources de l’entreprise sont cohérentes avec son activité, son niveau de technicité et le volume de travaux qu’elle est en mesure d’exécuter.

Selon la qualification sollicitée, les documents suivants peuvent notamment être demandés :

• la liste des effectifs et les fonctions occupées au sein de l’entreprise ;
• l’identité du référent technique, accompagnée des justificatifs permettant d’attester de son expérience ou de ses qualifications lorsque le référentiel l’exige ;
• la liste des principaux équipements, matériels ou moyens techniques utilisés pour réaliser les travaux concernés ;
• tout document permettant de démontrer que les moyens de l’entreprise sont adaptés à la qualification demandée.

Bon à savoir

Les organismes de qualification s’assurent également que les moyens humains et matériels sont cohérents avec le chiffre d’affaires, les références de chantier et le niveau de qualification demandé.

Cette évaluation contribue à démontrer que l’entreprise est en capacité de réaliser durablement les travaux pour lesquels elle sollicite une qualification.

Pièces justificatives de la situation financière

Les justificatifs financiers permettent à l’organisme de qualification d’apprécier la solidité financière de l’entreprise et la cohérence de son activité avec la qualification demandée. L’objectif n’est pas de mesurer la rentabilité de l’entreprise, mais de vérifier qu’elle dispose des ressources nécessaires pour exercer durablement son activité et réaliser les travaux correspondant à son domaine de qualification.

Selon l’organisme de qualification et la situation de l’entreprise, les documents suivants peuvent notamment être demandés :

• le chiffre d’affaires global des derniers exercices, ainsi que la part correspondant à l’activité pour laquelle la qualification est sollicitée ;
• des éléments comptables permettant d’apprécier la situation financière de l’entreprise, lorsque le référentiel l’exige ;
• des informations complémentaires en cas de création récente de l’entreprise ou de situation particulière.

Avant de déposer votre dossier, vérifiez que l’ensemble des pièces demandées sont à jour et cohérentes avec la qualification sollicitée.

En cas d’information manquante ou de justificatif incomplet, l’organisme de qualification peut demander des pièces complémentaires avant de présenter le dossier à la commission d’examen, ce qui peut allonger les délais d’instruction.

Que se passe-t-il après le dépôt du dossier RGE ?

Une fois votre dossier déposé, l’organisme de qualification procède à son instruction afin de vérifier que l’ensemble des critères administratifs, techniques et financiers sont remplis.

Si certaines informations sont manquantes ou nécessitent des précisions, des pièces complémentaires peuvent être demandées avant que la décision d’attribution ne soit rendue. En cas d’avis favorable, l’entreprise obtient un certificat de qualification RGE et est référencée dans l’annuaire des professionnels RGE.

La qualification est délivrée pour une durée maximale de quatre ans et fait l’objet d’un suivi annuel destiné à vérifier le maintien des critères ayant permis son obtention. Dans les deux ans suivant l’obtention ou le renouvellement de la qualification, un contrôle de réalisation est effectué sur un chantier afin de vérifier la conformité des travaux aux exigences du référentiel applicable.

L’obtention de la qualification RGE constitue une étape importante, mais elle n’est qu’un point de départ. Une fois qualifiée, l’entreprise peut développer son activité sur le marché de la rénovation énergétique et des CEE en s’appuyant sur de nouveaux partenaires et de nouvelles opportunités.